隨著科學技術的進步，實現以數字化技術為基礎的信息化管理已經成為政府機關政務信息化建設工作的一個重要領域，為了規范文件的規范流轉交換，做到有據可查、權責明確、數據化管理，山東省費縣人民法院引進智能文件交換柜軟硬件管理系統，利用信息技術、物聯網技術等科學手段將其建立起對應關系，從而實現了對紙質文件在收發、流轉、辦理、歸檔全生命周期過程中的一體化管理。

智能文件交換柜管理系統采用硬件和聯網軟件管理方式，用戶對任何存入取出操作，平臺都會自動記錄，包括存入人員、工作人員、存入時間等，并可在任意時間調取這些數據供查看使用。管理系統為授權人員提供柜體設置、箱體設置、查看開箱記錄、外設管理、管理開箱、查看系統日志等功能檢測箱體是否正常關閉;

后臺管理平臺可對存入的所有文件進行總覽及篩查，并可根據留存時長排序顯示，便于發現長時間未取走的文件。每個工作人員登錄軟件管理平臺后能看到自己部門名下所有相關文件的在箱記錄和存取記錄。

辦事人員存入文件后，系統會自動對部門相應工作人員手機號碼發出取件提醒，并推送下發取件碼，工作人員憑取件碼取件。

智能文件交換柜管理系統目前已經調試驗收完畢并投入使用，提高了工作效率、解放人力；獲得了用戶單位的廣泛好評。